Standaard e-mailteksten

Written By Leonard

Last updated 27 days ago

In Bouwportaal heeft elke e-mail die verstuurd wordt een standaardtekst. Denk aan e-mails voor facturen, offertes of opleveringen. Je kunt deze teksten per onderdeel volledig aanpassen naar de stijl van jouw bedrijf. In deze handleiding lees je hoe je een e-mailsjabloon aanpast en hoe je tags gebruikt om gegevens automatisch in te laten vullen.

1. Standaard e-mailteksten aanpassen

Alle e-mails die Bouwportaal verstuurt, hebben een standaardtekst. Je kunt deze teksten per module volledig aanpassen naar je eigen stijl en wensen.

Stap 1: Ga naar Standaard e-mailteksten

  1. Ga naar Beheer > Portaalinstellingen > E-mails.

  2. Scroll naar het kopje Standaard e-mailteksten.

Stap 2: Kies een e-mailsjabloon

Je ziet een lijst met alle beschikbare e-mailsjablonen, per module:

  • Facturen, Conceptfactuur, Herinnering, Creditfactuur

  • Offertes

  • Inkooporders

  • Oplevering (Opdrachtgever, Eigen organisatie, Onderaannemer)

  • Opname

Elk sjabloon toont een badge:

  • Standaard (grijs) – de tekst is nog niet aangepast

  • Aangepast (groen) – de tekst is door jou gewijzigd

Stap 3: Sjabloon bewerken

  1. Klik op de pijl (▼) naast het sjabloon om het uit te klappen.

  2. Je ziet een tekstvak met de huidige e-mailtekst.

  3. Pas de tekst aan naar wens.

Stap 4: Tags gebruiken

Rechts van het tekstvak zie je een lijst met tags. Tags zijn tijdelijke plaatshouders die Bouwportaal automatisch vervangt door de juiste gegevens op het moment dat de e-mail wordt verstuurd.

TagWat wordt er ingevuld?

{contact}

Naam van de ontvanger

{factuurnummer}

Factuurnummer van de betreffende factuur

{factuurdatum}

Datum van de factuur

{vervaldatum}

Vervaldatum van de factuur

{bedrag}

Factuurbedrag

{medewerker}

Naam van de medewerker die de e-mail verstuurt

{organisatie}

Naam van jouw organisatie

{betaalknop}

Knop waarmee de ontvanger direct kan betalen (alleen bij actief Pay)

{akkoordknop}

Knop om een offerte goed te keuren

Tip: Klik op een tag om hem direct op de cursorpositie in de tekst te plaatsen. Zo hoef je de tag niet handmatig over te typen en weet je zeker dat hij correct is gespeld.

Stap 5: Opslaan of terugzetten

  • Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

  • Klik op Terugzetten als je terug wilt naar de originele standaardtekst. Er verschijnt een bevestigingsvraag voordat de tekst wordt overschreven.