E-mail instellingen + DNS Records

In Bouwportaal kun je e-mails versturen vanuit je eigen domeinnaam, in plaats van vanuit een standaard Bouwportaal-adres. Dit zorgt voor een professionele uitstraling en voorkomt dat e-mails in de spam belanden. In deze handleiding lees je hoe je dit instelt, hoe je e-mailafzenders aanpast per module en hoe je de inhoud van e-mails naar eigen wens aanpast.

1. E-mailverificatie instellen via DNS-records

Om e-mails te versturen vanuit je eigen domein (bijv. info@jouwbedrijf.nl), moet je eenmalig een aantal DNS-records instellen bij je hostingprovider. Dit laat e-mailontvangers zien dat de e-mails echt van jou komen.

Stap 1: Activeer de e-mailverificatie

1. Ga naar Beheer in het menu.

2. Open Portaalinstellingen en klik op het tabblad E-mails.

3. Je ziet het kopje E-mail verificatie. Klik op de knop Activeren.

Stap 2: Controleer en bevestig je domein

1. Na het klikken op Activeren zie je een invoerveld met het voorvoegsel bpmg.

1. Controleer of jouw domeinnaam correct staat ingevuld (bijv. jouwbedrijf.nl).

   • Het systeem maakt hiervan automatisch bpmg.jouwbedrijf.nl als technische domeinnaam.

2. Klik op Opslaan om verder te gaan.

Stap 3: DNS-records kopiëren of downloaden

1. Na het opslaan zie je een tabel met DNS-records die je moet toevoegen aan je hostingomgeving.

2. Je kunt de records handmatig kopiëren of klikken op Download DNS-records als PDF om ze te bewaren en door te sturen naar je hostingprovider.

De volgende DNS-records worden weergegeven:

Stap 4: DNS-records toevoegen bij je hostingprovider

1. Log in bij je hostingprovider (bijv. TransIP, Antagonist, Mijndomein of een andere partij waar je domeinnaam geregistreerd staat).

2. Ga naar het DNS-beheer van je domein.

3. Voeg elk record precies in zoals het in de tabel staat.

4. Sla de wijzigingen op bij je hostingprovider.

Let op: Het kan tot 24 uur duren voordat DNS-wijzigingen wereldwijd verwerkt zijn. Wacht dus even voordat je gaat verifiëren.

Stap 5: Domein verifiëren in Bouwportaal

1. Ga terug naar Beheer > Portaalinstellingen > E-mails.

2. Klik op de knop Verifiëren.

3. Als de records goed zijn doorgekomen, zie je de melding: "Gelukt – Het domein is geverifieerd."

4. Is de verificatie mislukt? Dan zijn de DNS-records waarschijnlijk nog niet verwerkt. Wacht een paar uur en probeer het opnieuw.

Tip: Via de "meer info"-links naast elk DNS-record open je de MXToolbox-diagnosetool. Hierin kun je per record zien of het correct is ingesteld.

2. Standaard afzenders instellen per module

Nadat je de DNS-records hebt geverifieerd, kun je per module instellen welk e-mailadres als afzender wordt gebruikt.

Stap 1: Ga naar Standaard afzenders

1. Ga naar Beheer > Portaalinstellingen > E-mails.

2. Scroll naar het kopje Standaard afzenders.

Stap 2: Kies een afzender per module

Je ziet een tabel met één rij per module (bijv. Algemeen, Facturen, Offertes, Oplevering, Opname). Per module kies je een afzender via een keuzelijst:

Let op: Kies pas een eigen afzenderadres nadat de DNS-records zijn geverifieerd. Doe je dit eerder, dan kan het zijn dat e-mails in de spam terechtkomen of dat de afzendernaam nog als "Bouwportaal" wordt weergegeven bij de ontvanger.

Stap 3: Opslaan

1. Heb je voor alle gewenste modules een afzender gekozen? Klik op Opslaan.

2. De instellingen worden direct toegepast op nieuwe e-mails die vanuit die module worden verstuurd.

Veelgestelde vragen

Mijn DNS-verificatie mislukt steeds. Wat kan ik doen?
DNS-wijzigingen hebben soms tot 24 uur nodig om volledig verwerkt te worden. Wacht een paar uur na het toevoegen van de records en probeer daarna opnieuw te verifiëren. Klik op de "meer info"-link naast een record om via MXToolbox te controleren of het record al actief is.

Moet ik een technische achtergrond hebben om de DNS-records in te stellen?
Nee, maar je hebt wel toegang nodig tot het DNS-beheer van je domeinnaam. Heb je dat niet, dan kun je de DNS-records als PDF downloaden en naar je hostingprovider of websitebeheerder sturen. Advice biedt ook een eenmalige DNS-configuratieservice aan.

Kan ik een Gmail- of Hotmail-adres als afzender instellen?
Nee. Persoonlijke e-maildomeinen (zoals gmail.com, hotmail.com, yahoo.com) zijn niet toegestaan als afzender. Je moet een zakelijk e-mailadres op jouw eigen domein gebruiken.

Wat als ik de e-mailtekst heb aangepast maar terug wil naar de standaard?
Klik op de knop Terugzetten bij het betreffende sjabloon. Na een bevestiging wordt de tekst teruggezet naar de standaard Bouwportaal-tekst.

Welke modules kunnen een eigen afzender krijgen?
Je kunt per module een eigen afzender instellen: Algemeen, Facturen, Offertes, Oplevering en Opname. Modules die niet actief zijn in jouw portaal worden niet weergegeven.

Wat is het verschil tussen de "normale" afzenderopties en "Optimale verzending"?
Bij optimale verzending wordt de e-mail technisch verstuurd via info@bpmg.jouwdomein.nl, maar de ontvanger ziet als reply-adres info@jouwdomein.nl. Dit is de beste optie voor bezorgbaarheid en professionele uitstraling, maar is alleen beschikbaar nadat je DNS-records zijn geverifieerd.

Ik heb de afzender ingesteld maar de ontvanger ziet nog "Bouwportaal" als afzendernaam. Hoe kan dat?
Dit gebeurt als de DNS-records nog niet geverifieerd zijn. Controleer de verificatiestatus via Beheer > Portaalinstellingen > E-mails en klik op Verifiëren als dat nog niet gelukt is.

Kan ik per medewerker een andere afzender instellen?
Nee, de afzenderinstellingen gelden per module voor het hele portaal. Het is niet mogelijk om per medewerker een ander afzenderadres in te stellen.