Concept / pro forma facturen versturen

Inleiding

Als een factuur nog in de conceptmodus staat, kun je via Bouwportaal een conceptfactuur versturen naar de opdrachtgever — bijvoorbeeld ter goedkeuring vóórdat de officiële factuur wordt verstuurd. De ontvanger ontvangt dan een PDF met de factuurinhoud, maar zonder officiële factuurnummering. Het e-mailsjabloon voor het versturen van conceptfacturen is volledig aanpasbaar.

1. Conceptfactuur versturen

Vereisten

• De factuur moet de status Concept hebben.

• De factuur is nog niet officieel verstuurd.

Stap voor stap

1. Open de gewenste factuur met de status Concept.

2. Klik op het dropdown-menu Factuur acties (rechtsboven in de factuur).

3. Kies de optie Concept versturen.
   

   

4. Er verschijnt een venster met de volgende opties:

   • Ontvangers – Vul het e-mailadres in van de opdrachtgever.

   • CC – Optioneel: voeg CC-adressen toe.

   • Bericht – De inhoud van de e-mail (vooraf ingevuld vanuit het sjabloon).

   • Bijlagen samenvoegen – Optioneel: voeg eventuele bijlagen samen met de concept-PDF.

5. Controleer of pas de inhoud aan indien gewenst.

6. Klik op Versturen.

De opdrachtgever ontvangt de conceptfactuur als PDF-bijlage. Het versturen van een conceptfactuur heeft geen invloed op de facturstatus of factuurnummering — de factuur blijft in de conceptmodus staan.

2. Het e-mailsjabloon aanpassen

Het standaard e-mailsjabloon voor het versturen van conceptfacturen is aanpasbaar.

Navigeer naar het sjabloon

1. Ga naar Facturen in het menu.

2. Klik rechtsboven op Instellingen.

3. Klik op het tabblad E-mails.

4. Scroll naar beneden totdat je het sjabloon Concept versturen ziet.

5. Klik op het sjabloon om het te bewerken.
   

   

Aanpassen

Pas het onderwerp en/of de e-mailtekst aan naar wens. Je kunt de volgende variabelen gebruiken om gegevens automatisch in te vullen:

Klik op Opslaan om het sjabloon te bewaren.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een conceptfactuur en een officiële factuur?
Een conceptfactuur is een voorlopige versie zonder officieel factuurnummer. Het dient ter goedkeuring aan de opdrachtgever. Een officiële factuur heeft een uniek factuurnummer en wijzigt de facturstatus naar "verstuurd".

Kan ik ook een concept downloaden zonder te versturen?
Ja. Via Factuur acties kun je ook de optie Concept downloaden kiezen. Je downloadt dan de concept-PDF zonder deze te e-mailen.

Verandert de facturstatus na het versturen van een conceptfactuur?
Nee. De facturstatus blijft Concept staan. Pas wanneer je de officiële factuur verstuurt, verandert de status naar "verstuurd".

Kan ik een conceptfactuur meerdere keren versturen?
Ja. Je kunt via Factuur acties → Concept versturen de conceptfactuur zo vaak versturen als nodig.