Virtuele gebruikers: medewerkers zonder inlog

Een virtuele gebruiker is een medewerker zonder toegang tot Bouwportaal

Niet iedereen in je bedrijf werkt zelf in Bouwportaal. Denk aan bouwplaatspersoneel, uitzendkrachten of een ingehuurde ploeg: je wilt ze wél inplannen en hun uren op het project boeken, maar ze hoeven nooit in te loggen. Voor die mensen maak je een virtuele gebruiker aan.

Een virtuele gebruiker doet in de administratie precies hetzelfde als een gewone medewerker. Hij staat in de planning, er kunnen uren op geboekt worden, hij hoort bij een projectteam en hij heeft een kostprijs en verkoopprijs. Het enige verschil: hij heeft geen account en kan dus niet inloggen. Daarom kost een virtuele gebruiker € 1 per maand in plaats van € 5.

Wat kan een virtuele gebruiker wel en niet?

Omdat een virtuele gebruiker een kostprijs en verkoopprijs heeft, tellen zijn uren volledig mee in je projectkosten en je marge. Je levert dus geen inzicht in.

Wanneer kies je voor een virtuele gebruiker?

Bouwplaatspersoneel dat niet met de software werkt

Timmerlieden, grondwerkers of metselaars die geen uren in de app bijhouden. De uitvoerder boekt hun uren in één keer via de weekstaat of de bulkinvoer.

Uitzendkrachten en tijdelijke krachten

Iemand die een paar weken meeloopt, hoeft geen account. Je wilt wel dat zijn uren en kosten op het project komen.

Een ingehuurde ploeg als planbare capaciteit

Maak per persoon of per ploeg een virtuele gebruiker aan, zodat je in de planning ziet wie waar staat.

ZZP'ers die geen toegang nodig hebben

Wil de ZZP'er zelf uren registreren, maak dan een gewone medewerker aan. Houd je zijn uren zelf bij, dan is een virtuele gebruiker voldoende én goedkoper.

Meer over het inhuren van ZZP'ers en het verwerken van hun uren staat in ZZP'ers inhuren en hun uren registreren in Bouwportaal.

Piekperiodes

Extra mensen inplannen zonder je medewerkerlicenties op te schalen.

Tip: maakte je tot nu toe een medewerker aan zonder de accountgegevens te versturen, om iemand alleen in de administratie te hebben? Voor precies dat doel is de virtuele gebruiker bedoeld — en die kost een vijfde.

Wanneer kies je juist géén virtuele gebruiker?

Kies een gewone medewerker zodra iemand zelf iets in Bouwportaal moet doen: eigen uren boeken, de planning bekijken, een opname of oplevering invullen, documenten inzien of e-mails versturen. Een virtuele gebruiker kan dat allemaal niet, en er is geen manier om hem alsnog toegang te geven zonder het type om te zetten.

Wat een regulier medewerkeraccount precies kan en kost, lees je in Reguliere medewerkers: accounts, toegang en licenties.

Stap 1 — Een virtuele gebruiker aanmaken

1. Klik in de linker navigatiebalk op Medewerkers.

2. Klik rechtsboven op Medewerker toevoegen.

3. Zet het veld Type bovenaan op Virtuele gebruiker.

4. Vul voornaam, achternaam en een e-mailadres in. Vul eventueel de overige gegevens aan, zoals telefoonnummer, adres of contracturen.

5. Klik op Aanmaken.

Je ziet dat het veld Selecteer de rol niet meer nodig is en dat de optie om accountgegevens te versturen verdwijnt. Dat hoort zo: een virtuele gebruiker krijgt geen rechten en geen e-mail.

Let op: een e-mailadres is verplicht, ook al wordt er nooit iets naartoe gestuurd en kan er niet mee worden ingelogd.

Heeft de persoon geen zakelijk e-mailadres? Verzin er dan zelf een op je eigen domein en nummer ze door: virtueel1@jouwbedrijf.nl, virtueel2@jouwbedrijf.nl, en zo verder. Het adres hoeft niet te bestaan.

Nummeren is nodig, want elk adres mag maar bij één virtuele gebruiker in je portaal horen. Hetzelfde adres als een gewone medewerker mag wél — bijvoorbeeld het adres van de uitvoerder die de uren boekt — maar dan kan je dat bij één virtuele gebruiker gebruiken.

Zitten al je virtuele gebruikers vol? Dan verschijnt onderin een vinkje om er direct één licentie bij te nemen voor € 1 per maand. Vink je dat niet aan, dan krijg je de melding dat het maximum is bereikt.

Stap 2 — Kostprijs en verkoopprijs instellen

Zonder tarieven komen de uren wel op het project, maar zonder kosten en omzet. Stel de tarieven daarom meteen in:

1. Open de virtuele gebruiker via het overzicht Medewerkers.

2. Ga naar het blok Financieel.

3. Vul per urentype een kostprijs en een verkoopprijs in.

4. Klik op Opslaan.

Stap 3 — Uren boeken voor een virtuele gebruiker

Een virtuele gebruiker boekt niets zelf. Een collega doet dat voor hem, en die heeft daarvoor het recht Uren boeken voor alle medewerkers nodig.

1. Ga naar Uren in de linkernavigatiebalk.

2. Kies de virtuele gebruiker bij Medewerker.

3. Boek de uren op het juiste project en urentype.

Wil je meerdere mensen in één keer verwerken? Gebruik dan de weekstaat of de bulkinvoer; virtuele gebruikers staan daar gewoon tussen.

Stap 4 — Het aantal virtuele gebruikers aanpassen

1. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon → Instellingen.

2. Ga naar Mijn bedrijf.

3. Gebruik bij Virtuele gebruikers de plus- en min-knop. Het maandbedrag rekent direct mee.

4. Klik op Opslaan.

Let op: verlagen kan alleen tot het aantal virtuele gebruikers dat je in gebruik hebt. Wil je een licentie kwijt, blokkeer of verwijder dan eerst de virtuele gebruiker die je niet meer nodig hebt.

Stap 5 — Een virtuele gebruiker uit dienst zetten

Werkt iemand niet meer voor je, dan blokkeer je de virtuele gebruiker. Dat gaat precies zoals bij een gewone medewerker:

1. Open de virtuele gebruiker via het overzicht Medewerkers.

2. Ga naar het blok Status.

3. Zet de status op Geblokkeerd en bevestig.

De virtuele gebruiker verdwijnt daarmee uit de planning en uit de urenregistratie. Alle geboekte uren, planningsitems en documenten blijven bewaard, dus je projecthistorie en je marges blijven kloppen. De licentie komt weer vrij; verlaag daarna eventueel het aantal virtuele gebruikers in Mijn bedrijf.

Tip: blokkeren heeft de voorkeur boven verwijderen. Zodra er uren of planning aan iemand hangen, kun je het account niet meer verwijderen — juist om te voorkomen dat je historie verdwijnt.

Wisselen tussen medewerker en virtuele gebruiker

Je kunt een bestaande medewerker altijd omzetten, en omgekeerd. Open de medewerker, klik op Bewerken en pas het veld Type aan.

Van medewerker naar virtuele gebruiker

De toegang vervalt en de autorisatierol wordt leeggehaald. Alle uren, planning en documenten blijven staan. Er moet een vrije virtuele licentie zijn, of je vinkt tijdens het opslaan aan dat er één bij mag.

Van virtuele gebruiker naar medewerker

Je kiest opnieuw een autorisatierol, want die is bij het omzetten leeggehaald. Er moet een vrij medewerkeraccount zijn, of je vinkt aan dat er één bij mag voor € 5 per maand. De medewerker staat daarna op Niet actief tot je op Verstuur accountgegevens klikt.

Let op: je eigen account en het account van de applicatiebeheerder kun je niet omzetten naar een virtuele gebruiker. Het veld Type is daar niet aanpasbaar.

Veelgestelde vragen

Kan een virtuele gebruiker toch inloggen als hij het wachtwoord opvraagt?

Nee. Inloggen en "wachtwoord vergeten" werken niet voor een virtuele gebruiker. Hij krijgt dezelfde melding als bij een onbekend e-mailadres.

Waarom moet ik een e-mailadres invullen als er nooit iets naartoe gaat?

Het e-mailadres is een verplicht veld in het medewerkersformulier. Bij een virtuele gebruiker wordt het niet gebruikt om in te loggen of te mailen.

Wat vul ik in als iemand geen e-mailadres heeft?

Verzin er zelf een op je eigen domein en nummer ze door: virtueel1@jouwbedrijf.nl, virtueel2@jouwbedrijf.nl, en zo verder. Het adres hoeft niet echt te bestaan, want er wordt nooit iets naartoe gestuurd. Doornummeren is wel nodig: elk adres mag maar bij één virtuele gebruiker in je portaal horen.

Kan ik het e-mailadres van een gewone medewerker gebruiken voor een virtuele gebruiker?

Ja, dat mag — bijvoorbeeld het adres van de uitvoerder die de uren boekt. Let er alleen op dat je dat adres bij één virtuele gebruiker kunt gebruiken. Heb je er meerdere, nummer ze dan door.

Tellen de uren van een virtuele gebruiker mee in mijn projectmarge?

Ja, volledig. Zolang je een kostprijs en verkoopprijs hebt ingevuld, komen de kosten en de omzet net zo op het project als bij een gewone medewerker.

Kan ik een virtuele gebruiker blokkeren als iemand weggaat?

Ja, net als bij een gewone medewerker. Open de virtuele gebruiker, ga naar het blok Status en blokkeer het account. Alle uren, planning en documenten blijven bewaard, en de virtuele gebruiker verdwijnt uit de planning en de urenregistratie.

Blokkeren maakt de licentie ook weer vrij. Wil je die niet meer gebruiken, verlaag dan daarna het aantal virtuele gebruikers via Instellingen → Mijn bedrijf.

Waarom kan ik een virtuele gebruiker niet verwijderen?

Zodra er gegevens aan iemand hangen — geboekte uren, planning, activiteiten, documenten of opnames — kan het account niet meer verwijderd worden. Zo blijft je historie compleet. Blokkeer de virtuele gebruiker in dat geval via het blok Status; dat heeft hetzelfde effect en je houdt je gegevens.

Staat een virtuele gebruiker in het medewerkersoverzicht?

Ja. In de kolom Type zie je of iemand een Medewerker of een Virtuele gebruiker is. Je kunt daar ook op filteren.

Wat is het verschil met een medewerker die ik aanmaak zonder accountgegevens te versturen?

Die medewerker kán later alsnog inloggen en kost een volledige licentie van € 5 per maand. Een virtuele gebruiker kan dat nooit en kost € 1 per maand. Heb je iemand alleen nodig voor planning en uren, dan is een virtuele gebruiker de juiste keuze.

Hoe je een gewone medewerker aanmaakt, staat in Medewerkers aanmaken & beheren.